2017년 8월 18일 금요일

[Google 문서, 슬라이드, 시트의 새로운 업데이트 소식] 오랜만에 Google 문서가 협업 강화를 위해서 대폭 업데이트

같은 문서로 협업 작업 : 새로운 Google 문서 도구 기능으로 팀 공동 작업 지원

같은 문서를 가지고 프로젝트를 수행하는 것은 어려울 수 있습니다. 수많은 의견과 제안을 관리해야합니다. 프로젝트를 위한 같은 팀이 문자 그대로 같은 문서에서 작업하고 있는지 확인하는 것이 가장 어려운 일중에 하나입니다. 이러한 이유로 Google에서는 Google 문서, 스프레드 시트 및 슬라이드를 지원하는 강력한 실시간 편집 도구를 구축하여 팀이 최신 버전을 사용하여 동시에 공동 작업 할 수 있도록했습니다.

Google은 "버전 관리", 워크 플로우를 위한 툴을 커스터마이징하고 팀이 필요할 때 정보를 찾을 수 있도록 도와주는 새로운 업데이트를 하였습니다.

변경 내용 추적, 진행


특히 합법적 인 계약, 프로젝트 제안서 또는 연구 논문을 작성하는 데 수십 번의 편집 작업이 필요할 수 있습니다. 문서 도구의 새로운 업데이트를 통해 팀의 변경 사항을 보다 쉽게 추적 할 수 있습니다. 이제 팀은 다음 작업을 수행 할 수 있습니다.

1. 웹상에서 문서, 시트 또는 슬라이드의 버전 명을 지정할 수 있습니다.

문서 버전에 사용자 정의의 이름을 지정할 수 있다는 것은 팀 진행 상황에 대한 기록을 유지하는 좋은 방법입니다. 또한 문서가 실제로 최종 버젼인 경우 커뮤니케이션에 도움이됩니다. 웹에서 "버전 기록"(이전의 "개정 내역")에서 한 곳에서 팀의 변경 사항을 구성하고 추적 할 수 있습니다. 파일> 버전 기록> 현재 버전 이름 지정을 선택하십시오. 문서, 스프레드 시트 또는 프레젠테이션에서 '명명 된 버전 만 표시'옵션을 선택할 수도 있습니다.




2. 웹에서 문서의 '깨끗한 버전'을 미리보고 의견이나 제안 된 수정 사항없이 문서의 모양을 확인하십시오.

도구> 제안 된 수정 검토> 모두 허용 미리보기 또는 모두 거부 미리보기를 선택하십시오.


3. 문서에서 한 번에 모든 수정 제안 사항을 수락하거나 거부하여 팀에서 모든 문장 부호 또는 서식 업데이트를 검토 할 필요가 없습니다.

도구> 제안 된 수정 검토> 모두 수락 또는 모두 거부를 선택하십시오.

4. Android, iPhone 또는 iPad 장치에서 문서의 변경 사항을 제안하십시오.

문서 화면의 오른쪽 상단에있는 점 3 개 메뉴를 클릭하면 이동 중에도 수정 사항을 제안 할 수 있습니다. ‘변경사항 제안’ '토글을 켜고 '제안 모드' 에서 타이핑을 시작하십시오.

5. Google 문서안에서 Litera Change-Pro 또는Workshare 부가 기능을 사용하여 문서를 비교하고 수정 지시를 즉시 검토하십시오.

새 템플릿 사용, 추가 기능 시간 절약 기능


팀은 문서 및 스프레드 시트의 템플릿을 사용하여 서식을 지정하는 시간을 절약합니다. 애드온이 내장 된 새로운 템플릿을 도입하고 자신 만의 템플릿을 만들 수있는 기능을 제공하므로 템플릿이 잘 보일뿐만 아니라 작업이 완료되었는지 확인하는 것입니다.

이러한 템플릿을 사용하면 조직의 워크플로와 관련된 도구를 사용자 지정하고 배포 할 수 있습니다. LegalZoom 및 DocuSign의 새로운 NDA (new Mutual Non-Disclosure Agreement) 템플릿과 같은 일반적인 템플릿 갤러리에서 이 다섯 가지 예를 출시했습니다. 이 템플릿을 사용하면 기업에서 신속하게 NDA를 만들고 DocuSign 추가 기능을 사용하여 서명을 할 수 있습니다. 보너스 : 템플릿에서 필요한 서명 필드를 자동으로 감지하여 서명을 요청할 때 더 많은 시간을 절약합니다. 이것은 몇 가지 새로운 템플릿 중 하나 일뿐입니다. 우리는 Lucidchart와 함께 비즈니스 프로세스 매뉴얼, 컨설팅 계약을 위한 PandaDoc, 웹 사이트 지불 트래픽 보고서를위한 Supermetrics 및 MLA 보고서를 위한 EasyBib를 작성했습니다. 각각은 팀의 워크 플로우 전반에 걸쳐 시간을 절약하고 효율성을 극대화하는 데 도움이됩니다.

또한 회사 워크플로에 맞게 사용자 정의 된 기본 제공 애드온을 사용하여 고유 한 템플릿을 만들 수 있습니다. 예를 들어 애드온과 짝을 이룬 스프레드 시트 템플릿을 만들어 CRM 시스템에서 정보를 가져 오는 문서 (애드온과 짝을 이룸)에서 내부 승인 또는 인보이스 템플릿을 수집합니다.

관리자는 현재 사용자가 부가 기능을 설치하도록 허용하지 않으면 특정 부가 기능만을 배포함으로써 이러한 새 템플릿을 계속 사용할 수 있습니다. 또는 특정 애드온 만 설치하도록 허용하려는 경우 특정 타사 OAuth 범위를 차단하고 신뢰하는 애드온 만 허용 목록을 허용 할 수 있습니다.

애드온과 페어링 된 템플릿은 다른 모든 템플릿과 동일한 관리 콘솔 설정을 준수하며 영어로만 제공됩니다.

필요한 정보를 필요할 때 찾을 수 있습니다.


때로는 제안서 또는 고객 프리젠테이션을 작성하는 데 가장 어려운 부분은 필요한 한 정보를 추적하는 것입니다. 오늘 G Suite Business 및 Enterprise 고객을 대상으로 Google Cloud Search는 탐색 기능을 통해 문서 및 슬라이드와 통합됩니다. Machine Intelligence를 사용하는  Cloud Search는 관련 정보를 제공하여 하루 종일보다 효율적으로 작업 할 수 있도록 도와줍니다.

시작하려면 문서 또는 슬라이드에서 탐색 탭을 열고 원하는 것을 입력하십시오. 클라우드 검색을 사용하면 Gmail, 드라이브, 캘린더, 사이트 도구 등 G Suite 앱 전반에서 정보의 중요한 세부 정보를 볼 수있어 최고의 독창적 인 문서와 프리젠 테이션을 만들 수 있습니다.

팀은 독창적 인 방식으로 공동 작업하기 위해 문서 도구를 사용하고 있습니다. 영감을 얻으려면이 게시물을 확인하거나 시작하려면 문서 도구 사이트를 방문하십시오.

본 소식은 아래 구글 블로그 원문을 번역한 것입니다.

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